역사관 안내

규정번호 : 4-1-27

제정일자 : 1973.03.01

개정일자 : 2020.5.29

제 1장 총 칙

제 1 조  (목적) 이 규정은 공문서처리규정에 의하여 처리된 문서의 편철 및 보관, 보존의 방법과 절차를 정하여 문서처리의 신속과 정확을 기하게 함을 목적으로 한다.

제 2 조  (적용범위)  본 대학교 각 부서에서의 모든 문서의 편철과 보관, 보존은 다른 특별한 규정이 있는 것을 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제 3 조  (정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

     1. “문서 주관팀”이라 함은 문서를 수발하는 총괄지원팀과와 각 부서의 문서를 수발하는 과를 말한다.

     2. “문서 주무팀”라 함은 문서 내용의 처리를 주관하는 팀 또는 파트를 말한다.

     3. “집중관리”라 함은 처리 완결된 모든 문서를 총괄지원팀에서 일괄 집중하여 보관 보존하는 것을 말한다.

     4. “분산관리”라 함은 부서 단위로 문서 주무팀에서 처리 완결된 모든 문서를 일괄하여 보관 보존하는 것을 말한다.

     5. “보관”이라 함은 문서의 처리 완결후부터 보존되기 전까지의 관리를 말한다.

     6. “보존”이라 함은 보관이 끝난 문서를 소정의 보존 기간에 따라 관리하는 것을 말한다.

     7. “이관”이라 함은 보관중의 문서를 처리하여 보존의 필요가 있는 것을 소정의 보존 주관 부서에 인계하는 것을 말한다.

제 4 조  (보존기간) ① 문서의 보존기간은 다음의 7종으로 한다.

     1. 영구:학교의 핵심적인 업무수행을 증명하거나 설명하는 문서 중 영구 보존이 필요한 문서

     2. 준영구:역사자료로서의 가치는 낮으나 30년 이상 장기보존이 필요하다고 인정되는 문서

     3. 30년:영구·준영구적으로 보존할 필요는 없으나 학교의 설치목적을 구현하기 위한 주요업무와 관련된 문서로서 10년 이상의 기간 동안 업무에 참고하거나 기관의 업무 수행 내용을 증명할 필요가 있는 문서

     4. 10년:30년 이상 장기간 보존할 필요는 없으나 학교의 주요업무에 관한 기록물로 5년 이상의 기간 동안 업무에 참고하거나 기관의 업무 수행 내용을 증명할 필요가 있는 문서

     5. 5년:처리부서 수준의 주요한 업무와 관련된 기록물로서 3년 이상 5년 미만의 기간 동안 업무에 참고하거나 기관의 업무 수행 내용을 증명할 필요가 있는 문서

     6. 3년:처리부서 수준의 일상적인 업무를 수행하면서 생산한 기록물로서 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 업무에 참고하거나 기관의 업무 수행 내용을 증명할 필요가 있는 문서

     7. 1년:행정적·법적·재정적으로 증명할 가치가 없으며, 역사적으로 보존하여야 할 필요가 없는 단순하고 일상적인 업무를 수행하면서 생산한 문서

     ② 문서 보존기간의 종별 책정 기준에 관한 사항은 총장이 정한다.

제5조 (보존기간의 변경) 문서관리 책임자는 관계부서와 같이 매 학년도말 전후의 규정에 의하여 보존기간이 정하여진 문서를 검토하고 정세의 변화로 인하여 소정의 보존 기간을 연장 단축할 필요가 있는 때에는 총장의 승인을 받아 그 기간을 연장 단축할 수 있다.

제6조 (기산) 보존기간은 문서가 처리 완결된 후의 신학년도 3월 1일부터 기산한다.

제7조 (문서관리 단위) 완결 문서의 관리는 각 부서에서 분산 관리케 함을 원칙으로 하며 그 주무팀장이 관리 책임자가 된다. 다만, 총장은 문서의 성질에 따라 일정한 장소를 정하여 집중 관리케 할 수 있으며 이 때의 관리 책임자는 총괄지원팀장이 된다.

제 2 장  편철 및 보관

제8조 (분류)  처리 완결된 문서는 총장이 정하는 업무 혹은 문서 분류체계에 의하여 분류한다.

제9조 (편철) 문서는 매 안건마다 그 발생 경과 및 완결에 관계되는 문서를 일괄하여 발생순으로 합철한다.

제10조 (보관철의 사용) 편철이 된 문서를 보관할 때에는 보관철을 사용하되 200매를 기준으로 함을 원칙으로 한다.

제11조 (보관철의 설정원칙) 보관철의 설정은 문서분류 기준으로서의 보존 기간별로 설정하여야 한다.

제12조 (편철방법) 완결된 문서는 보관철의 조견표가 있는 면에 완결 일자순으로 최저문서가 상부에 오도록 철하고 그 반대편에 색인목록을 붙인다.

제13조 (조견표) 보관철의 조견표에는 문서의 분류번호, 기능, 명칭, 부제목, 보존기간 및 완료일자를 기재하여야 한다.

제14조 (색인목록) 색인목록에는 최종 편철 문서의 대표적 완결문건명을 기재한다. 다만, 내용을 분명히 표시할 수 없을 때에는 부제목으로 기재한다.

제15조 (장수표시) 보관철내의 장수표시는 하부한계선 좌측에 기입한다.

제16조 (부제목의 설정요령)  편철 문서량이 많거나 같은 기능의 문서량이 많아 1개 보관철에 철할 수 없는 경우에는 지역별, 인명별, 기능별, 또는 월별 등으로 구분하여 별개의 보관철에 분할하여 철하고 조견표에 부제목을 기입한다.

제17조 (특수문서의 보관) 첨부물로 되어 있는 인쇄물 또는 책자로서 보관철에 합철하기 곤란할 경우에는 표면에 관계문서의 분류기호, 일자, 제목을 기재하여 별도 보관한다.

제18조 (서고 및 보존상자) 완결된 문서는 서고 또는 보존상자에 보관한다.

제19조 (배열) 보관철 배열은 문서 분류순으로 조견표의 기재사항을 한눈에 볼 수 있도록 한다.

제20조 (미결서류의 보관) 미결서류는 직무담당자별로 미결문서 보관철에 가철하여 지정된 장소에 보관하여야 한다.

제 3 장  인계 및 이관 

제21조 (집중관리를 위한 인계 및 이관)  각 부서의 집중관리를 위한 완결 문서는 보존문서목록대장에 등재후 총괄지원팀장에게 인계하며 총괄지원팀장은 이관된 문서를 정리 보관한다.

제22조 (분산관리의 이관)  각 부서의 문서 주무팀장은 완결된 문서를 보존문서 목록대장에 등재 후 정리 보관한다. 다만, 3년 보존, 1년 보존의 완결문서는 문서 주무담당자로 하여금 정리 보관케 할 수 있다.

제 4 장  보    존

제23조 (보존)  모든 보관철은 처리부서별로 보존하여야 하며, 구체적인 배열방식은 문서 주관부서의 장이 정한다.

제24조 (보존문서목록대장) 보존문서의 현황을 파악하기 위하여 보존문서목록대장을 2부 작성하여 1부는 총괄지원팀에, 1부는 주무부처에 비치한다.

제25조 (점검 및 소독) 관리책임자는 매 학기당 1회 이상 보존문서목록대장과 보존문서를 대조하여 보존상태를 확인하여야 하며 보존문서의 변질 해충 등을 방지하기 위하여 소독을 실시하여야 한다.

제 5 장  대여 및 열람

제26조 (문서의 반출) 보존기간이 30년 이상인 문서는 서고 외의 지역으로의 반출을 금함을 원칙으로 한다. 다만, 관리책임자는 그의 직무수행상 부득이한 사유가 있다고 인정할 때에는 반출을 허락할 수 있다.

제27조 (문서의 열람 및 복사) 보관보존문서를 열람 또는 복사코자 할 때에는 관리책임자의 허락을 받아야 하며 그의 주의사항을 지켜야 한다.

제 6 장  폐    기

제28조 (문서의 폐기결정) 보존기간이 종료된 문서의 폐기는 주무부서의 장이 처리사항을 확인하여 결정하며 폐기처분이 확정된 문서는 보존문서목록 대장에 폐기일자를 기입하고 결재후 폐기하여야 한다.

제29조 (보존기간 경과문서의 폐기) (삭제 2020.0.0)

제30조 (폐기문서의 인계 및 처리)  ① 폐기문서는 총괄지원팀에 인계하여야 한다.

     ② 총괄지원팀에서는 보존문서목록대장을 역사기록물관리 주무부서에 제공하여 완결문서 중 역사자료로서의 가치가 있는 것은 역사기록물관리 주무부서에 인계할 수 있다.

     ③ 문서의 폐기 처리는 파쇄 혹은 용해로 함을 원칙으로 한다.

부      칙(2020.5.29)

(1) 이 규정은 2020년 5월 29일부터 시행한다.